指导阅读

　　为了避免会议流于形式，有必要把会议记录下来。为了提高会议的结果和效率，科学地设置会议纪要中各项目的选项是非常重要的。会议纪要模板附后，方便实用。

　　在职场中，会议是不可避免的，每次会议都会产生——份会议纪要(或称“会议纪要”)。而大部分企业的会议记录并不科学严谨，大部分只是文字记录。

　　会议结束后，大中型企业的会议纪要通常由专人记录，并通过电子邮件发送给与会者，但更多的中小企业的会议纪要都留在与会者自己的笔记本上。

　　会议纪要的重要性有些人经常抱怨会前准备不充分，会中纪律性不强，会后执行不力。还有人抱怨议事不讲规则，会议层次不清，还有人抱怨会议太多，太复杂，太突然.

　　其实他们抱怨的问题，一纸会议记录就能解决，因为会议记录有以下三个作用：

　　基本函数

　　会议纪要能够如实、可靠地记录会议的全貌，包括会议发起的背景和原因、会议要传达的高层领导的精神、会议辩论的焦点(或未能形成统一观点、理解不同观点)、对重大问题所作的安排、会议遗留问题的解决办法、会议形成的决定和决议、高管的安排等。

　　如果会议后期需要形成会议简报或会议纪要，则需要以会议纪要为准；如果不需要形成文件，会后与会人员要传达会议精神和决定是否准确，对会议结果落实情况的反馈也要以会议纪要为准。

　　提示功能

　　正式会议纪要的形式包含会议主题、主持人、会议议程、发言时间、会议材料提交时间、重点议题、决议领导等项目。

　　设置这些项目的意义在于，可以提示会议发起者保证参会者定期参会，停止随意发言，停止对某个问题的争论，停止不明所以的参会，让参会者做好参会准备。最终有助于会议规范纪律，提高会议效率，体现会议成效。

　　但是，所有的提示条目都需要在会议前与与会者沟通，至少提示条目的内容是通过电子邮件发送给与会者的。

　　备忘录功能

　　会议纪要是会议情况和会议内容的原始文件。久而久之，会议的内容和情况不一定会在记忆中重现，甚至当时做出的重要决定也不一定记得清楚。

　　这个时候，你不妨查一下会议纪要。通过查看会议纪要，你甚至可以用当前事件的结果来评价当时与会者的眼光和判断。

　　分会议纪要一般来说，企业的会议根据会议发起的可预见性分为触发式会议和非触发式会议。

　　触发式会议通常是由事件引起的临时会议。有些组织认为时间和流程也可以触发会议的启动，但时间和流程触发的会议是可预测的，会议启动的准备也相对充分，所以我们习惯将其归类为非触发会议。

　　另外，触发式会议由于其突发性和不规则性，在会议纪要的使用上与非触发式会议有所不同。

　　触发的会议记录

　　事实上，无论是什么会议，你都必须在会前做好准备。但这一点往往因为会议被触发而被人为自动忽略。

　　人们想当然地认为，因为会议是临时的，所以没有时间通知和准备。有人会觉得这个会时间不长，不重要，随便听听就好了。如果与会者只是“只是听”，会议就没有存在的必要。会议发起人只需通过ema将相关会议材料和决议文件发送给与会者即可

　　如上所述，会议具有基础和备忘录功能，每次会议可能需要在未来进行回顾和回忆。所以，就算是触发会议，会议纪要还是要做的，一定不能马虎。

　　触发式会议的突发性和非常规性也决定了其会议记录模板比非触发式会议简单。毕竟会前的准备时间比较紧张。

　　只需要显示会议名称、会议地点、会议时间、持续时间、主持人、参会人员、会议议程、发言人、会议决议、决议负责人、记录人等主要会议记录信息。

　　在触发会议的工作流程中，通常包括：会议发起人或专门人员会在会前进行准备工作，如确定会议地点、提前确认并通知参会人员、确定会议时间(会议开始时间和会议持续时间)、阐述会议主题、分发和沟通会议相关信息等。

　　在实践中，由于触发式会议的突然性，大大简化了会议前的准备工作。——在附近找个闲置的办公室，然后通知相关人员赶紧过来。大部分被通知的参与者一落座就互相询问该怎么办，一脸茫然。

　　这时，会议的发起人可以简要说明会议的议程和背景。然后确定会议的主持人(通常是发起者)和记录人，记录人填写会议记录表(见表1)。

　　需要强调的是，会议议程对应的时间，需要记录员坐在主持人旁边，及时提醒，把握会议的节奏和时长。否则，原本计划一个小时的会议可能会持续一整个下午。需要特别注意的是，企业中不能有太多的触发会议，否则很容易打乱人们正常的工作步骤和工作重点。

　　非触发会议记录

　　在日常工作中，非触发性会议是企业会议的主旋律，如按时间段分类的月会、季会、年会，按工作流程分类的策划会、设计研讨会、开发启动会、订货会，按职能、管理层级、议题分类。

　　由于这些非触发式会议的周期性和规律性，它们的会议记录不同于触发式会议的记录(见表2)。

　　显然，非触发会议记录模板比触发会议记录模板更全面。除了覆盖被触发的会议记录模板的所有内容外，其最突出的

　　地方（见表2的灰色底纹部分）就是在会议时间上增加了计划时间、实际时间、差异值、有效时间和会议效率的条目——这主要是为了以后改进此类会议的效率，降低开会的成本。

　　表2的黄色底纹部分则是就问题而展开的增项，主要目的在于解决问题，提高此类会议的成果。表2的蓝色底纹部分是综合性/概括性的，其中会前组织除了确认会议场地、联系与会人员、确定会议时间外，还需要阐述会议召开的必要性和背景；会中讨论是就发言人内容引发的争议点进行记录，起强调作用和突出与会人员的关注点；会议决议不能空白，否则代表此次会议无效，决议的内容和负责人、时间期限需要在表格里注明。需要提醒的是，表2的汇报人和主持人并不是同一人，主持人通常是汇报人的领导。会议记录人可能是多人，而制作会议记录文档的人可能是会议记录人之一，也可能就是会议记录人。

　　会议指导原则是“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”。

　　为了避免让会议流于形式，白纸黑字的会议记录十分必要。为了提高会议的成果和效率，科学地设置会议记录各条目选项值得重视。