随着经济的快速发展，更加精细化的采购管理已成为许多企业的日常工作，其中供应商的选择与合作显得尤为关键。在与供应商进行商谈的过程中，订金往往是双方达成交易的重要保障。然而，也有一些情况下，供应商需要退回订金。这时就要考虑退回订金时需要准备哪些凭证。

一、退还订金的原因

退还订金是有条件的，一般情况下需要满足以下其中一个或多个条件：

1.供应商无法保证交货时间或者提供的产品或服务与质量或者数量出现差异；

2.合同中存在不可抗力条款；

3.客户提供的订金数额大于供应商要求的订金量；

4.交易双方协商取消订单。

总之，只要供应商无法按照合同约定履行交易，就需要退还订金。一旦满足退还订金的条件，供应商就需要退还订金并提醒客户处理相关凭证。

二、客户确认退还订金

退还订金的第一步是测试客户能否确认订金的退还事宜。这一过程也是供应商和客户之间的沟通，客户应了解退款的原因和必要性。在供应商确认之前，最好发送通知确认退款并征得客户的同意。

三、撤回交易

如果供应商在完成订单前确认订单已经无法实施，则需要撤回交易。这时需要与客户共同签署协议，详细解释退款原因，并在协议中注明退款日期。

四、退款凭证

一旦客户确认退款，供应商就需要给出相关退款凭证。在退还订金的同时，供应商往往需要提供以下文件：

1.退款凭证：需要带有供应商的企业章，而且需要显示退款金额以及原因；

2.退款收据：证明退款已经成功；

3.付款发票：在一些情况下还需要退还订金的公司开具。

除了上述凭证，供应商还需要向客户提供详细的退款流程和确认时间。

五、注意事项

在退还订金时，供应商需要注意以下几个关键点：

1.清楚退款原因和退款时间，以保证退款的成功；

2.确保与客户进行沟通，了解客户意愿；

3.选择合适并安全的退款方式，比如银行转账等；

4.及时给客户发送退款通知邮件，附带相关凭证，以确保客户及时收到信息；

5.在退款时确保保密，以维护客户信任。

总之，不管是哪种原因，退还订金是供应商应该负责的一项业务，必须在合适的时间提供相应的凭证，确保客户已经确认接受退款并愿意负责相应的凭证。这样可以始终保持供应商和客户之间的信赖和合作。